TAJUn tietosuojakäytänteet ja tietosuojaseloste

Tampereen Jumppatiimi TAJU ry:n tietosuojaseloste ja rekisteri-ilmoitus

Laatimispäivä: 23.11.2022. Päivitetty XX.6.2025

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita käsittelemme seuramme jäsenistä, ohjaajista, muista asiakkaistamme tai muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Seuramme kerää henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Jumppatiimi TAJU ry 

y-tunnus: 0313516-2

Kuntokatu 17, 33520 Tampere

2. Rekisterin pitäjän ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Marika Uusi-Illikainen, toiminnanjohtaja, info@tampereenjumppatiimi.net, p. 040 596 3488

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri, TAJUn eettinen ilmoituskanava tai muu niihin verrattava suhde, kuten työntekijä- ja henkilöstörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

 Yhdistysten jäsenten osalta tietojen käsittely perustuu: Tampereen Jumppatiimi TAJU ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet

  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

  • suoramarkkinointi, asiakkuuden hoito ja asiakaspalvelu

  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

  • kurinpitoasioiden, väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen

  • käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteidemme noudattamiseksi

  • työ- tai harjoittelusopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

  • VAI

  • Henkilöstöhallinnon ja työsuhde- ja laskutus-asioiden hoitaminen

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja, johtokunnan) osalta Tampereen Jumppatiimi TAJU ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Tampereen Jumppatiimi TAJU ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Tampereen Jumppatiimi TAJU ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Eettisen ilmoituskanavan osalta ilmoitusten ja henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteinen velvoitteisiin kuten (Euroopan parlamentin ja
neuvoston direktiiviin (EU) 2019/1937 sekä laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022)) ilmoittajansuojelulakiin, oikeutettuun etuun (seuran tarve ehkäistä väärinkäytöksiä, saada tietoa organisaatiossa ja työyhteisössä epäillystä mahdollisesta väärinkäytöksestä tai epäasiallisesta toiminnasta näiden korjaamiseksi, estämiseksi ja oikaisemiseksi. ja varmistaa eettinen toiminta). Erityisten henkilötietojen käsittely on tarvittaessa, jos eettisen kanavan kautta tehdyt ilmoitukset sisältävät arkaluonteisia tietoja ja ilmoittaja on antanut suostumuksen ilmoituksen teon yhteydessä, mikäli ilmoittaja ei tee ilmoitusta anonyymisti. Mahdollisia henkilötietoja käytetään ilmoitetun tapauksen tutkimisessa ja mahdollisten ilmoituksesta seuraavien toimenpiteiden toimeenpanossa.

Henkilöstörekisterin osalta rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Sisällöt ja niiden personointi

  • Voimme kohdentaa sinulle sisältöä asiakastietojesi perusteella eri kanavissa, muun muassa Palloliiton verkkopalvelut, sosiaalisen median alustat, mediasivustot sekä erilaiset mainonnan hallintatyökalut.

  • Tarjoamme rekisteröidyille mahdollisimman relevanttia ja kiinnostavaa sisältöä hänen omalta alueeltaan.

  • Autamme verkkopalveluidemme käyttäjää löytämään kiinnostavia tarjouksia.

  •  Analysointi ja tilastointi

    • Analysoimme muun muassa asiakassegmenttejämme ja asiakkaidemme ostokäyttäytymistä.

Verkkosivujen ja asiakkuuden ja markkinoinnin osalta rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

  • Alaikäisen jäsenen osalta

    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen

    • Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Valokuva

  • Vakuutustiedot

  • Mahdolliset luvat ja suostumukset (esimerkiksi markkinointi- ja viestintäluvat)

  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja seuran ohjaajista ja vapaaehtoisista (ent. toimihenkilöistä):

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Laskuihin liittyvät tiedot

  • Valokuva

  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

  • Käyttäjälokitiedot

  • Palkan-, palkkion tai laskutuksen maksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus, verokortti tai yrityksen tiedot.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Eettisellä ilmoituskanavalla kerättyjen tietojen rekisteri ja väärinkäytös- ja kurinpitoasioiden yhteydessä kerätyt tiedot sisältävät tietoja:

  • yhteystiedot, jäsensuhde, taloudellisia tietoja, käyttäytymistietoja, kuva, videokuvaa. Sisäisiin selvityksiin liittyviä tietoja: koulutushistoria, palkan-,  palkkion ja laskutuksen maksutiedot, tiedot työ- tai toimeksiantosuhteesta.

Ilmoituksia väärinkäytösepäilyistä voivat tehdä Tampereen Jumppatiimin työntekijät ja ohjaajat, vapaaehtoiset ja sidosryhmiin kuuluvat henkilöt. Ilmoittajien henkilötietojen lisäksi käsitellään ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden ja muiden ilmoituksesta tunnistettavien henkilöiden, asian selvittämiseen osallistuvien henkilöiden sekä todistaja-asemassa olevien henkilöiden henkilötietoja. Ilmoitus voidaan tehdä ilmoituskanavassa myös täysin nimettömästi, jolloin henkilötietoja ei käsitellä.

Yhteydenotto-, palaute- ja maksuton tutustumis -lomakkeilla kerättävät tiedot: nimi, sähköpostiosoite, markkinointilupa sekä mahdolliset muut henkilötiedot, joita kävijä antaa lomakkeella. Verkkosivujen yhteydenotto- ja ilmaisilla tutustumis -lomakkeilla lähetetyt henkilötiedot käsitellään yhteydenottojen käsittelyyn tarkoitetulla tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietoja säilytetään niin kauan, että yhteydenoton syynä ollut asia on selvitetty.

Asiakassuhdetta (Tampereen Jumppatiimin verkkokauppa) koskevat tiedot, kuten:

  • tuote- ja tilaustiedot

  • laskutus- ja maksutiedot

  • asiakaspalautteet ja yhteydenotot

  • peruutustiedot

Verkkosivuston kävijätiedon keräämisessä Tampereen Jumppatiimi käyttää Google Inc. (”Google”) tarjoamaa Google Analytics 4 -ohjelmistoa. Google Analytics yksilöi käyttäjän evästeillä (engl. cookies). Sivuston käyttöä koskevat tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla mm. Yhdysvalloissa. Verkkosivun kävijöistä kerätään tietoja verkkosivukäyttäytymisestä, kuten esimerkiksi liikkuminen Tampereen Jumppatiimin verkkosivustolla, sivustolla käytetty aika sekä liikenteen tulolähde. Näitä tietoja käytetään Tampereen Jumppatiimin verkkosivujen käyttäjäkokemuksen kehittämiseen sekä palvelun laadun parantamiseen, jotta käyttäjää kiinnostava tieto olisi entistä helpommin verkkosivustolla vierailevan saavutettavissa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. suoraan järjestelmiin, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, liitteiden ja selvitysten yhteydessä saadut tiedot tai muulla vastaavalla tavalla, kuten jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Tampereen Jumppatiimi TAJU ry:lle.

Väärinkäytös- ja kurinpitoasioiden osalta osapuolet vastaavat omista materiaaleistaan ja ilmoittajan antamia henkilötietoja kerätään TAJUn eettisen ilmoituskanavan tai muiden yhteydenpitokanavien kautta, jos ilmoittaja on jättänyt yhteystietonsa. Lisäksi sisäisten selvitysten ja tutkintojen aikana henkilötietoja kerätään tarvittaessa TAJUn sisäisistä järjestelmistä ja rekistereistä, kuten esimerkiksi maksuliikenne- tai tietojärjestelmistä sekä kolmansilta osapuolilta, kuten yhteistyökumppaneilta.

Verkkosivuston rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kävijältä verkkosivuston yhteydenottolomakkeilla lähetetyistä viesteistä. Kävijätiedon osalta tiedot tallentuvat evästeiden hyväksyneiden osalta Googlen palveluun.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa tai työehtosopimuksessa- ja/tai muuhun sopimuksessa määritetyille tahoille. Google Analyticsin keräämä tieto siirtyy myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Jäsen- ja ilmoittautumisjärjestelmän rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Työ- tai toimihenkilöihin liittyvien tietojen osalta luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, työehtosopimukseen ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti. Luovutamme muualta kuin työterveydestä saadut lääkärintodistukset työterveyshuoltoon. Työntekijällä on oikeus kieltää lääkärintodistuksen luovutus työterveyshuoltoon ilmoittamalla siitä tietosuojasta vastaavalle henkilölle.

Kurinpitoasioiden osalta luovutamme väärinkäytös- ja rikosepäilyn selvittämiseksi tarpeellisia tietoja viranomaisille ja mahdollisesti sisäisen tarkastuksen kumppaneille, kuten Voimisteluliitolle. Poikkeuksena on poliisille tai lastensuojeluun luovutettavat tiedot lastensuojelun ilmoitusvelvollisuuden tai rikosilmoitusvelvollisuuden täyttyessä.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekistereitä säilytetään sähköisesti lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterien tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Henkilöstö- ja eettisen ilmoituskanavan perusteella muodostuneita paperisia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilöstötietoja. Kullakin käyttäjällä on omat käyttäjätunnuksensa ja salasanansa järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan sekä enintään lain tai toiminnan tarpeen määräämän ajan (esim. kirjanpito- ja työantaja sekä toimeksiantajanvelvoitteet) jäsenyyden päättymisen jälkeen.

  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan sekä enintään lain tai toiminnan tarpeen määräämän ajan (esim. kirjanpitovelvoitteet) jäsenyyden päättymisen jälkeen.

  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

  • Tapahtumia varten käsittelemme henkilötietoja yhden (1) vuoden tapahtuman päättymisen jälkeen. Valokuvia säilytämme kuitenkin toistaiseksi arkistointitarkoituksia varten.

  • Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

  • Väärinkäytös- ja kurinpitotapauksissa seuran on pidettävä luetteloa rikkomusilmoituksista, seuraamuksista ja valituksista sekä niiden aiheuttamista toimenpiteistä. 

  • Henkilötiedot, joilla ei ole selvästi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Muutoin tiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka väärinkäytösten selvittämiseen liittyvään oikeutettuun etuumme eli oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Ennen tapauksen arkistointia ilmoituksista poistetaan tarpeettomat tiedot.

  • Verkkosivuston rekisteri on suojattu tietosuojalain mukaisesti. Rekisteri on suojattu mm. salasanoin, palomuurilla ja SSL-suojauksella. Verkkosivun käyttäjärekisteriin ja yhteydenotto- ja tutustumis - lomakkeiden rekisteriin on pääsy vain Tampereen Jumppatiimin määrittelemillä henkilöillä. Rekisterin tietoja käyttävillä on vaitiolovelvollisuus. Rekisterin tietoja ei siirry manuaaliseksi aineistoksi.

MyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

  • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Eettisen ilmoituskanavan osalta: rekisteröidyn oikeutta tutustua henkilötietoihinsa voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Tässä tapauksessa rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää henkilötietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

  • Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Markkinoinnin kielto-oikeus ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse.

Milloin tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä aina oikeus peruuttaa suostumuksensa, kuten mahdollinen suoramarkkinointisuostumuksensa lähettämällä suostumuksen peruuttamista koskeva viesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse.

Oikeus evästeiden estämiseen ja tyhjentämiseen

Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö hallitsemalla niitä evästebannerissa.

Lisäksi käyttäjä voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.

Oikeus suostumus sijaintitietojen käyttöön

Käyttäjä voi antaa suostumuksensa sijaintitietojen käyttöön päätelaitteen asetuksista. Asetusten avulla käyttäjä voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

10. Muutokset näihin tietosuojakäytänteisiin

Tätä tietosuojakäytännettä voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.